Nếu như Nhật ký chung là cuốn sổ cho ghi chép lại hết tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở doanh nghiệp, thì sổ cái là nơi mà ta có thể biết chi tiết tài khoản đó đã phát sinh những gì. Vì thế sổ cái là một trong những sổ quan trọng của doanh nghiệp trong việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính.
Với bộ sổ excel mà Kimi Training đã cung cấp cho các bạn học viên đang học hoặc các bạn học viên đã hoàn tất khóa học kế toán tổng hợp cách sử dụng sheet “Sổ Cái”. Mời các bạn theo dõi qua các hình bên dưới. Tại Sheet “Sổ cái” ở ô J1=112 (gõ 112 tài khoản tiền gửi ngân hàng) và tại ô J2 = “nam” (chữ “nam” = năm có ý nghĩa là sổ sẽ tra cứu tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong 1 năm của tài khoản đó).
Cách thức liên kết giữa Sổ cái và Nhật ký chung như sau:
Khi chúng ta muốn xem, muốn in Sổ cái của tài khoản nào thì bạn nhập số hiệu tài khoản vào ô J1 của Sheet So_Cai. Khi đó tại cột AN của sheet Nhật ký chung sẽ xuất hiện những số hiệu tài khoản mà chúng ta vừa nhập vào ô J1 của Sheet So_Cai căn cứ vào 2 cột AD và AE (2 cột hạch toán).
Chuyển sang Sheet Nhật Ký chung (NKC) tại cột AN chúng ta sẽ thấy “112” xuất hiện tại các dòng 14, 22,23,24…. Sự Logic ở đây là: Nếu dòng nào chúng ta hạch toán liên quan đến tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) thì dòng đó sẽ có kết quả là 112 tại cột AN.
Kết quả nhập liệu bên Sổ Nhật ký chung (Sheet NKC) sẽ tự động cập nhật qua bên sổ cái (Sheet Sổ cái) theo trình tự phát sinh đến tài khoản mà ta đã chọn ở ô J1. Tại sheet sổ cái này sẽ ghi lại hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh cả bên Nợ và bên Có mà chúng ta đã chọn ở ô J1.
Trường hợp bạn muốn coi tài khoản 112 tháng 2 phát sinh những nghiệp vụ gì ? Chúng ta sẽ làm như sau tại Ô J2 ở sheet Sổ cái ta gõ số 2 => rồi enter. Cùng lúc đó tại ô I14 ta sửa dụng bộ lọc và kích chọn số 2 => rồi enter. Qua 2 bước như thế ta sẽ biết được trong tháng hai tài khoản 112 sẽ có những nghiệp vụ gì phát sinh.
Mọi thắc mắc gì về file phần mềm này hãy liên hệ tới Trung tâm Kế toán Kimi để nhận được sự giúp đỡ của chúng tôi.
Chúc các bạn học và làm kế toán tốt!